Funktionsübersicht Alle Funktionen an einem Ort.

Formulare gestalten

• WYSIWYG-Designer im Browser: keine Installation, läuft auf jedem Arbeitsplatz mit aktuellem Browser.
• Feldtypen: Textfelder, mehrzeiliger Text, Kontrollkästchen, Optionsfelder, Auswahllisten, Schaltflächen, Linien, Bilder, Fließtext und Signaturfelder.
• Layout: Schrift, Schriftgröße, Farben, Hintergrundfarbe, Ausrichtung, Maximallänge, Pflichtfelder.
• Prüfregeln: ein regulärer Ausdruck je Feld, mit fertigen Regeln für E-Mail-Adressen und Ausweisnummern und eigenen Fehlermeldungen.
• Briefköpfe und kaskadierte Dokumente: Ein Formular kann von einem Briefkopf abhängen; eine Änderung am Briefkopf wirkt auf alle abhängigen Formulare.
• Vorlagen und Klonen: mit dem Vorlagen-Assistenten starten oder ein bestehendes Formular klonen.
• Sicherung: Formular mit allen Einstellungen exportieren und auf demselben oder einem anderen Server wiederherstellen.

Veröffentlichen

• Drei Formate aus einem Entwurf: dynamisches PDF (AcroForm, für Adobe Reader), responsives HTML für Smartphone und Tablet sowie statisches HTML im Drucklayout.
• Automatische Formatwahl: Der Server erkennt das Gerät und liefert das passende Format; Links können ein Format auch gezielt anfordern (pdf=1, web=1, static=1).
• Freigabe-Ablauf: PDF-Vorschau, Freigabe, E-Mail-Benachrichtigung nach dem Rendern.
• Mehrsprachig: Sprachfassungen von Formularen und allen E-Mail-Texten.

Ausfüllen und Einreichen

• Jedes Gerät: Smartphone, Tablet, Browser am PC und Adobe Reader.
• Anhänge: Dokumente vor dem Absenden anfügen; Bilder werden zu PDF-Seiten, andere Dateien gezippt angehängt. Formulare können Anhänge verlangen.
• Spamschutz ohne CAPTCHA: Eine unsichtbare Prüfung im Server hält Bots fern. Niemand muss Bilder anklicken oder verzerrte Buchstaben abtippen, und kein Drittanbieter wie Google reCAPTCHA sieht Ihre Besucher.
• Merkt sich Ihre Eingaben: Wer dasselbe Formular erneut öffnet, findet seine früheren Eingaben aus dem eigenen Browser wieder, für jedes Formular getrennt. Auf dem Server wird nichts gespeichert, und ein Klick löscht sie.
• Vorbefüllung aus geprüfter Identität: Nach der Anmeldung mit einem Aloaha- oder CodeB-Konto, etwa mit der EU Digital Identity Wallet über www.aloaha.com, lassen sich Namens- und Adressfelder automatisch füllen.
• Handschriftliche Signaturfelder direkt im Formular, siehe Signaturen.

Zustellung und Daten

• Versiegeltes PDF: Jede Einreichung wird als PDF erzeugt und vom Server digital versiegelt.
• Zwei E-Mails: Die einreichende Person erhält das versiegelte PDF, die zuständige Stelle zusätzlich die Formulardaten als XML zur Weiterverarbeitung. Weitere Empfänger sind konfigurierbar.
• Mailvorlagen: Betreff, Text und Fußzeile je Formulargruppe und Sprache, mit Platzhaltern wie Formular-ID, Dokument-ID, Einreichungs-ID und Link.
• Keine Einreichungsdatenbank: Daten werden zugestellt und entfernt. Ein optionales verschlüsseltes Archiv hält passwortgeschützte PDFs, abrufbar nur mit der Einreichungs-ID.
• Zähler und Berichte: Einreichungen je Formular und Monat, als CSV-Bericht.

Signaturen

• Handschriftliche elektronische Signatur mit Finger, Stift oder Maus, durch eine SHA-512-Serversignatur an das Dokument gebunden.
• Optionaler Zeitstempel eines RFC-3161-Zeitstempeldienstes, etwa des Aloaha Timestamping Server.
• X.509-Signaturfelder: Textfelder namens esignature werden zu PDF-Signaturfeldern für Zertifikate und Chipkarten (fortgeschrittene und qualifizierte Signatur).

E-Rechnung

• ZUGFeRD / Factur-X: Rechnungsformulare werden bei der Einreichung zu E-Rechnungen nach EN 16931 (PDF/A-3 mit eingebettetem XML).
• ZUGFeRD-Werkzeuge: XML aus einem ZUGFeRD-PDF auslesen, XML in ein vorhandenes PDF einbetten oder das PDF mit einer DOCX-Vorlage aus XML erzeugen; auch als Webservice.

Benutzer, Gruppen und Anmeldung

• Rollen: Administratoren, Benutzer (Formulargestalter) und Gäste.
• Formulargruppen: Jede Gruppe sieht und verwaltet ihre eigenen Formulare; jedes Formular hat eine zuständige Stelle und einen Gestalter.
• Anmeldung mit Aloaha- und CodeB-Konten: Neben lokalen Konten bietet die Anmeldeseite die Anmeldung über www.aloaha.com, phone.codeb.io und phone.aloaha.com (OpenID Connect, Authorization Code Flow mit PKCE). Die Rolle des Kontos (Administrator, Benutzer oder Gast) wird unverändert übernommen, der Server des Kontos wird zu seiner Formulargruppe.
• Passkeys und EU Digital Identity Wallet: www.aloaha.com unterstützt bereits die Anmeldung mit Passwort, Passkey (FIDO2 / WebAuthn) und der kommenden European Digital Identity Wallet (eIDAS 2.0, OpenID4VP, SD-JWT VC). Weil der eForms Server sich darüber anmeldet, stehen diese Verfahren auch für den Formularserver bereit. Mehr zur EUDI-Wallet.
• Anmeldung je Formular: Ein Formular kann vor dem Ausfüllen eine Anmeldung verlangen.

Aloaha ID: eine Anmeldung für Ihre Anwendungen

Hinter der Anmeldung am eForms Server steht www.aloaha.com, ein standardkonformer OpenID-Connect-Anbieter, den Aloaha betreibt. Sie können ihn auch für Ihre eigenen Anwendungen nutzen:

• Standardprotokoll: OpenID Connect mit Authorization Code Flow und PKCE, signierte ID-Tokens (RS256), Userinfo, Abmeldung und Token-Widerruf. Jede OIDC-Bibliothek funktioniert; das Discovery-Dokument liegt unter www.aloaha.com/.well-known/openid-configuration.
• Moderne Anmeldeverfahren: Passwort, Passkey (FIDO2 / WebAuthn), E-Mail-Link und die European Digital Identity Wallet (eIDAS 2.0, OpenID4VP, SD-JWT VC), bereit, bevor die Wallet akzeptiert werden muss.
• Rollen und Gruppen: Über die Claims role und groups verwalten Sie Administrator-, Benutzer- und Gastrechte an einer Stelle.
• Datenschutz: Datenvereinbarungen, Einwilligungsbelege, Zugriffsprotokoll und Löschanfragen für jeden Benutzer.

Derselbe Dienst läuft auf phone.codeb.io und phone.aloaha.com. Für die Anbindung Ihrer Anwendung schreiben Sie an info@aloaha.com oder lesen die API-Dokumentation.

Einbindung und Betrieb

• Einbindung: auf ein Formular verlinken oder es in die eigene Website einbetten; der Link bestimmt das Format.
• Eigenbetrieb oder gehostet: im eigenen Rechenzentrum oder auf einem von Aloaha betriebenen Server.
• Voraussetzungen: Windows Server mit IIS (integrierte Pipeline) und .NET Framework 4.7.2.
• Schulung und Unterstützung: kostenlose Online-Schulung und Hilfe bei der Integration; kostenlose Updates für gemietete Inhouse-Server.